Quy tắc đặt tên mail box

Trong công ty, có quy tắc tạo tài khoản email như sau:

1. Quy tắc tên email box

Quy tắc theo tên phòng ban (tiếng Anh)

Mailbox đặt tên theo phòng ban, ví dụ billing@ dev@ hr@ it@ ...

==> hotro@ lienlac@ là SAI (do tên tiếng Việt)

Quy tắc thêm số thứ tự

Trong trường hợp, phòng ban đó có nhiều cá nhân hoặc cần nhiều tài khoản thì cứ thêm số thứ tự vào như [e-mail] thì sẽ có sale1@ sales@

Quy tắc phân chia nhiêu bộ phận con

Nếu không phải nhiều tài khoản email tương đương như trên (sale1@, sale2@,...) mà vì cần phân nhánh, thì thêm tiền tố trước email để bảo đảm tên phòng ban gần dấu @ nhất. Ví dụ phòng dev có [e-mail] như trong đó cần chia ra mobile apps thì sẽ có email [e-mail], hoặc cho tài khoản github thì có [e-mail]

2. Quy tắc tên bí danh (alias)

Phân nhóm cho từng phòng ban

Thêm hậu tố team đằng sau là alias cho nhóm email của phòng ban đó. Ví dụ dev@ là phòng lập trình thì devteam@ là danh sách 30 email của phòng Lập trình; hoặc hr@ là mailbox của phòng Nhân sự thì hrteam@ là danh sách vài email của phòng Nhân sự.

Khác

Cũng có 1 số mailbox đặc biệt (không biết phân loại và cũng không theo quy tắc) nhưng hạn chế vì khó quản lý, ví dụ:

• shared@: tài khoản công khai và dùng cho cho team. Thỉnh thoảng nhân viên cần dùng chung.