Quy tắc lưu trữ tài liệu
Trong quá trình làm online thì chắc chắc sẽ có chia sẽ tài liệu chung (gần như là 100%). Ví dụ, về file thì đã thỏa thuận dùng Google Drive thì chắc chăn là 100% online.
Cũng có 1 vài bạn dùng Microsoft Excel và Microsoft Word offline; nghĩa là làm việc ở laptop/PC riêng. Điều này dẫn đến bất lợi sau:
Đến khi họp online cùng nhóm, thì nói là làm offline và bắt đầu loay hoay tìm file ở laptop/PC.
Việc làm online là có nghĩa 'tương tác', nên nếu làm trực tiếp ở Google Drive thì các thành viên của nhóm có thể biết đang làm đến đâu, trạng thái thế nào... rất là hữu ích để chia sẻ trạng thái/trình trạng cũng như kết quả công việc.
Việc làm offline thì bất buộc bị phụ thuộc vào thiết bị. Trong khi, làm việc với Google Drive thì dù cho ở đâu (nhà, bệnh viện, quán cafe, ...) cũng có thể truy cập và làm việc với nhều thiết bị khác nhau. Rất hưu ích và thuận lợi cho việc làm online.
Về các tài liệu, hiện tại có thêm công cụ GitBook hỗ trợ thêm cùng với Google Drive.
Điểm mạnh của Google Drive là lưu trũ nhiều và có thể là cái gốc của các tài liệu, nhưng GitBook có điểm mạnh là thể hiện (hiện thị, đặc biết là link cho từng mục, từng vấn đề con) trong khi Google Drive là phải tìm file nào và mở mục nào: rất lâu.
Vấn đề đặt ra ở đây là: chọn GitBook hay Google Drive là cái gốc để lưu trữ tài liệu, tránh lưu trữ 2 nơi và sẽ dư thừa dữ liệu (tài liệu) dẫn đến việc khó quản lý.
Có 1 số quy tắc sau:
Việc Google Drive làm bất tiện ở chỗ khi làm việc online, phải mở file, và xem từng mục thì năm 2024, nhóm đã có GitBook nên dễ dàng chia sẽ link và bàn luận 1 vấn đề của tài liệu (ví dụ ở trang 20). Vì vậy, tài liệu nào, cảm thấy được, thì nên bỏ ở GitBook.
Vì GitBook đôi khi phải cần authenticated (dù có gắn authentication nhưng bất tiện) nên có nhưng tài liệu lại lưu trữ ở Google Drive ==> những tài liệu nào được dùng thường xuyên thì phải để link ra ngoài dashboard (hay shortcut, hay bookmark bar của URL). Mình có thể share hay public trên Internet vì an tâm là Google Drive có yêu cầu đăng nhập (protected).
GitBook phải trả tiền hàng tháng, và có thể lỡ tay xóa (dù có lưu trữ 7 ngày, và có rollback), nhưng cũng nên thường xuyên download PDF và lưu trữ ở Google Drive (coi như là backup file với change version number của GitBook) ==> Google Drive cũng chỉ là nơi lưu trữ thôi. GitBook là nơi thể hiện và share và cùng làm việc online.
Last updated